Giải pháp phần mềm ERP ngành Du lịch: Quy trình triển khai Tour

Quy trình quản lý phần mềm triển khai trong giải pháp erp ngành Du lịch gồm: trình phương án thực hiện tour –> mua dịch vụ và quản lý chi phí tour –> triển khai thực hiện tour –> báo cáo tổng kết tour

I. Quy trình tổng thể

II. Mô tả quy trình

1. Phương án triển khai tour:

Dựa vào các tour xây dựng đã duyệt trước đó, bộ phận thực hiện tour trược khi triển khai làm việc lại với đối tác có thể cập nhật lại phương án triển khai tour.

2. Duyệt phương án triển khai tour:

Lãnh đạo xem xét tour, hiệu quả cũng như tính khả thi để duyệt phương án triển khai tour.

3. Thuê/ mua ngoài dịch vụ phục phụ tour:

Bộ phận hậu cần dựa vào phương án duyệt, tiến hành thương lượng với nhà cung cấp để mua các dịch vụ: Dịch vụ visa, vận chuyển, khách sạn, ăn…

4. Công nợ phải trả nhà cung cấp:

Dựa vào đơn hàng mua/ hơp đồng mua từ bộ phận hậu cần kế toán công nợ phải trả quả lý công nợ nhà cung cấp các dịch vụ mua cho tour…

5. Thực hiện tour:

Bộ phận thực hiện triển khai tour, trong triển khai tour cần quản lý nhân sự thực hiện tour, các dịch vụ mua trong quá trình thực hiện tour, lấy ý kiến góp ý của khách hàng khi kết thúc tour.

6. Thanh lý tour:

Sau khi thực hiện tour xong bộ phận triển khai tour làm thủ tục thanh lý tour, tổng kế các khoản chi phí, báo các kết quả cho lãnh đạo.

7. Báo cáo lãi lỗ tour:

Thực hiện báo cáo lãi lỗ tour cho lãnh đạo, phân tích chi phí để nâng cao hiệu quả trong tour tiếp theo.

8. Tiếp nhận ý kiến đóng góp:

Bộ phận chăm sóc khách hàng tiếp nhận đóng góp khách hàng, cập nhật, phân tích những cái đạt và chưa đạt để nâng cáo chất lượng tour.

III. Yêu cầu bộ phận kinh doanh và kế hoạch

1. Thực hiện tour:

• Theo dõi được lịch sử làm việc với khách hàng
• Quản lý thông tin đặt tour
• Trích lọc, tìm kiếm thông tin khách hàng cũ dễ dàng
• Quản lý khách đoàn/ lẻ
• Theo dõi thông tin địa danh sắp đi
• Báo cáo chi phí trong thực hiện tour.

2. Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng:

• Gửi email tự động chúc mừng các sự kiện đặc biệt của khách hàng
• Theo dõi được khách hàng đã đi những tour nào?
• Nhắc nhở khách hàng giờ đi của tour
• Tính điểm cho khách hàng theo nhiều tiêu chí
• Phân loại khách hàng

3. Đối với bộ phận quản lý:

• Theo dõi lịch làm việc của nhân viên
• Theo dõi được doanh thu thông qua các báo cáo
• Phân quyền cho nhân viên sử dụng…
• Phân tích hiệu quả tour

4. Đối với bộ phận hậu cần và kế toán phải trả:

• Theo dõi đơn hàng mua dịch vụ và công nợ phải trả
• Quản lý lịch sử giao dịch với các nhà cung cấp
• Phân tích so sánh giá cả các nhà cung cấp theo mục dịch vụ
• So sánh các khoản chi phí phát sinh trong tour