Các nghiệp vụ quản lý hóa đơn giá trị gia tăng VAT ở doanh nghiệp

Các nghiệp vụ quản lý hóa đơn gồm: Tạo và thông báo phát hành, Hủy hóa đơn, Xóa hóa đơn, Báo mất, cháy, hỏng hóa đơn

1.   Tạo và thông báo phát hành hóa đơn tự in (hoặc điện tử) riêng của doanh nghiệp

Khi phát sinh nhu cầu tạo và quản lý hóa đơn tự in, doanh nghiệp thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Doanh nghiệp lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in.
2. Doanh nghiệp tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình. Mẫu hóa đơn tự in phải đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 153: Tên loại hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn,Tên liên hóa đơn, Số thứ tự hóa đơn, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán,…
3. Gửi mẫu hóa đơn tới nhà in
4. Sau khi đã có mẫu, doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu của Thông tư số 153. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi kèm với các mẫu hóa đơn đã khởi tạo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi phát hành hóa đơn.
5. Kế toán khi bán hàng hóa, dịch vụ sẽ lập hóa đơn GTGT theo mẫu đã thông báo phát hành kể từ ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã ghi trên thông báo phát hành hóa đơn.
6. Hàng quý, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo mẫu số của Thông tư số 153).

2.   Hủy hóa đơn

Các trường hợp hủy hóa đơn gồm: Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn. Khi đó:

• Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hoá đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
• Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Khi phát sinh nhu cầu hủy hóa đơn, thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Thành lập hội đồng hủy hóa đơn gồm Kế toan bán hàng và Giám đốc
2. Kế toán bán hàng lập hồ sơ hủy hóa đơn sau đó chuyển Giám đốc ký duyệt
3. Căn cứ vào hồ sơ hủy hóa đơn được phê duyệt, kế toán bán hàng thực hiện hủy hóa đơn
4. Kế toán bán hàng nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

3.   Xóa hóa đơn

Với các hóa đơn đã được giao cho khách hàng và đã được khách hàng cũng như doanh nghiệp kê khai thuế, nếu phát hiện ra sai sót sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Khách hàng sau khi phát hiện ra sai sót, yêu cầu lập biên bản hoặc thỏa thuận về việc sai sót của hóa đơn.
2. Kế toán bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn đã bị lập sai
3. Sau khi nhận được hóa đơn trả về từ khách hàng, kế toán bán hàng gạch chéo hóa đơn lập sai, ghi nhận là hóa đơn bị xóa bỏ
4. Kế toán bán hàng lập hóa đơn mới và giao lại cho khách hàng

4.   Báo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Khi doanh nghiệp hoặc khách hàng phát hiện hóa đơn bị mất, cháy, hỏng thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Kế toán bán hàng lập biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn, sau đó chuyển Giám đốc và khách hàng ký duyệt.
2. Kế toán bán hàng in lại hóa đơn (bản sao), sau đó chuyển cho khách hàng
3. Kế toán bán hàng lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn, sau đó nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.