Phương pháp luận triển khai ERP Dynamics AX – Sure step
Trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn giải pháp pháp ERP, Lãnh đạo thì rất lo lắng khi không thấy được viễn cảnh tươi sáng sau khi triển khai ERP mà chí phí đầu tư cho ERP thì không hề nhỏ. Còn Nhà cung cấp (NCC) thì luôn sợ sa lầy vào doanh nghiệp khiến việc triển khai kéo dài, tốn kém nhân lực, tiền bạc mà hiệu quả thì không cao…
Vì thế, với vị trí là một người từng làm cho cả hai bên, và gần nhất là đứng về phía doanh nghiệp giám sát việc triển khai ERP, mình xin chia sẽ theo kiểu “Họ đã làm điều đó như thế nào?” để các anh chị lãnh đạo nếu có đọc được bài này, sẽ có thêm một hướng tiếp cận để có thể sớm mạnh dạn đầu tư triển khai ERP, và các NCC cũng có thêm việc làm trong năm mới.
Giới thiệu chung:
Tôi là nhân viên IT cho một công ty sản xuất với nhân sự tầm trên 2500 người, và trước khi triển khai ERP + hệ thống bán lẻ mobile, số lượng hóa đơn bán hàng trong một ngày lên đến 13,000 hóa đơn và để nhập hết những hóa đơn này (từ 64 tỉnh thành gởi về) thì công ty tôi cần đến 20 nhân sự nhập liệu và nhập trong 3 ngày mới xong một ngày bán hàng vì còn phụ thuộc bên chuyển phát nhanh.
Giới thiệu sơ như vậy để anh chị thấy độ lớn của doanh nghiệp.
Giới thiệu về hiệu quả hiện tại sau khi đã Golive ERP được 8 tháng:
Và trước khi giới thiệu tiếp cách chúng tôi triển khai ERP, thì cũng xin nói về kết quả sau khi triển khai ERP:
- Chúng tôi triển khai thành công trong thời gian cho phép, kinh phí cho phép, nguồn lực cho phép và không có ai bỏ việc trong quá trình triển khai dự án.
- Công ty hiện tại đã giảm bớt nhân viên nhập liệu, chỉ giữ lại một số để kiểm tra số liệu.
- Dữ liệu bán hàng với độ trễ từ 48 giờ, hiện chỉ còn 8h.
- Tất cả thông tin tồn kho được quản lý rõ ràng và tường minh
- Tất cả thông tin về dòng tiền đều thể hiện rõ và ai có thẩm quyền đều có thể biết ngay tiền mặt của công ty đang ở đâu và bao nhiêu …
- Thời gian kiểm tra dữ liệu, chuẩn bị cho việc tính giá thành sản phẩm giảm được 48 giờ và giảm thiểu tối đa việc sai sót không đáng có như trước đây …
- Không còn cảnh nhân viên liên tục tăng ca hằng ngày và vào cuối tháng...
Vậy cách tiếp cận của ban quản tri công ty này như thế nào?
Trước khi triển khai ERP họ lập ngay một nhóm dự án chỉ 3 người (thuê mới ). Nhiệm vụ của chúng tôi trong giai đoạn đầu là tiếp cận hệ thống hiện tại, lập tài liệu phân tích toàn bộ nghiệp vụ này và xác nhận với các vị trưởng bộ phận để bảo đảm là mình hiểu đúng.
Nhóm chúng tôi dựa vào kinh phí được giao, chiến lược trung và dài hạn của công ty, đã tiến hành lựa chọn giải pháp, nhà cung cấp.
Thông thường, trong giai đoạn triển khai 99% doanh nghiệp sẽ hoàn toàn lệ thuộc nhà cung cấp, nhưng nhóm dự án chúng tôi thì không.
Chúng tôi, mượn thêm 3 bạn từ phòng IT và chia ra tham gia vào mọi cuộc họp giữa NCC và nhân viên công ty, tại các cuộc họp nhân viên dự án chúng tôi:
- Ghi chép lại toàn bộ yêu cầu của user mà NCC có vẻ không chắc chắn hoặc hiện chưa có giải pháp
- Chúng tôi ghi chép toàn bộ thông tin về tài liệu chuyển giao giữa user và NCC, nhằm tránh việc tranh cải sau này.
- Chúng tôi hóa giải những tranh cải giữa user và NCC về các vấn đề khúc mắc như nghiệp vụ, kỹ thuật... để làm được điều này nhóm chúng tôi đều có kinh nghiệm trên 7-10 năm và đều từng là những nhân viên lập trình vững và đều phải nghiên cứu chay tài liệu hướng dẫn sử dụng cũng như lập trình của bộ ERP mà NCC sẽ triển khai.
- Chúng tôi cùng với NCC đưa ra danh sách những khác biệt giữa qui trình hiện tại của công ty và giải pháp sẽ triển khai và hướng giải quyết (GAP list)
- Chúng tôi cùng với NCC soạn thảo và duyệt qua từng bộ tài liệu một mà nhà cung cấp chuyển giao như Blueprint, user manual, test cases,… chúng tôi phải đọc và kiểm duyệt cả 2 phiên bản Việt và Anh.
Chúng tôi lên lịch cụ thể của từng phòng ban theo tiêu chí: Ai, làm gì, ở đâu, khi nào và làm như thế nào (nguyên tắc 4W+1H) và xác nhận lịch này với từng nhân viên và với NCC.
Chúng tôi theo sát từng bước một của dự án, chúng tôi lập ra qui trình UAT, System test, …. và cả qui trình, chiến lược chuyển đổi dữ liệu giữa hai hệ thống cho từng gian đoạn một: giai đoạn đào tạo, giai đoạn UAT, giai đoạn Pilot và Golive.
Dự án của chúng tôi kéo dài 16 tháng với việc triển khai hệ thống core ERP cho 90 người dùng của phòng ban (FI, ACC, PU, SD, LOG, WH) và hệ thống bán lẻ toàn quốc với máy tính cầm tay cùng một hệ thống webapp hỗ trợ khi máy tính cầm tay không thực hiện được.
Tất nhiên tuyển thêm 3 người thì tăng thêm nhận sự, tăng thêm chi phí lương nhưng giá trị mà dự án mang lại cho đến lúc này đối với công ty là vô cùng lớn và ban quản trị rất hài lòng với hướng tiếp cận mà họ đã chọn.
Với tôi, về cơ bản, đừng giao phó dự án cho NCC vì mình không quản lý được họ ngoài việc trả tiền và đừng làm điều gì nếu mình không kiểm soát được,nếu mình không có chuyên môn hãy tuyển người có chuyên môn, để họ kiểm soát cái mình không kiểm soát được và mình thì kiểm soát họ.
.jpg)
Đăng nhận xét